Experiencias del trabajo en casa en tiempos de aislamiento obligatorio: el caso del EiP del DNP

El 12 de marzo de 2020 el Equipo de Innovación Pública (EiP) del Departamento Nacional de Planeación (DNP) tomó la decisión de seguir las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS), expedidas para mitigar la emergencia sanitaria asociada a la declaración del COVID-19 como pandemia. De esta forma, el EiP inició un proceso acelerado de transición a la modalidad de trabajo virtual, con el propósito de mantener el ritmo de trabajo y, sobre todo, para reducir el potencial de riesgo de contagio de los miembros del equipo.

¿Por qué compartimos esto?

El DNP es una entidad que promueve la eficiencia del Estado y genera canales de articulación nación-territorio. El desarrollo de actividades presenciales en las entidades del Estado es casi ineludible. De aquí que las dinámicas de trabajo remoto representen un desafío no solo para la institución, sino para el sector público en general. Sin embargo, para el EiP el trabajo desde casa fue asumido como un reto que requirió acciones rápidas, creativas y dinámicas, que evidencian la importancia transversal de la innovación pública para abordar situaciones complejas, al convertirlas en oportunidades de aprendizaje, experimentación y por esta vía, eficiencia en la gestión.

En esta oportunidad decidimos presentar una serie de consejos y alertas, que buscan ser prácticos y útiles para que otros actores e instituciones, conozcan nuestra experiencia, y si es pertinente, ajusten y adapten sus prácticas de trabajo en línea con el objetivo de ser más eficientes y estratégicos en el avance de su gestión y prestación de servicios.

Cambió la forma de trabajar y se necesitaron ajustes

El servidor público no sólo se enfrenta al cambio de un trabajo presencial a uno remoto, sino a una transformación general y repentina de múltiples facetas de su vida, con dos circunstancias específicas al sector público, i) que no se caracteriza por promover el trabajo desde casa, y ii) que sus actividades no pueden detenerse ni dejar de ser eficientes y mostrar resultados.

Este mes de trabajo remoto ha sido un período de constante aprendizaje, que nos ha llevado a experimentar, capacitarnos, conectarnos (o interactuar) de forma distinta, a identificar oportunidades de mejora; en resumen, a aplicarnos la receta y reafirmarnos como un equipo innovador.

Precisamente, este artículo es construido a partir de entrevistas no estructuradas o técnica de Conversaciones Conscientes a los integrantes de EiP (durante un periodo de cuatro días fueron entrevistados 11 integrantes, correspondientes al 78.5%, del total de 14 miembros del EiP), las preguntas hacían referencia a cómo el equipo avanzaba en el trabajo en casa en tres aspectos: el laboral, el personal y el emocional, asimismo preguntamos sobre los desafíos que enfrentaban y qué tips aplicaban. Este instrumento se convirtió a su vez, en una oportunidad para tomar consciencia de cómo el contexto y los desafíos propios de esta coyuntura, variaban para cada individuo. Lo cual nos ayudaba a entender, razones –evidentes o implícitas– de cómo y por qué unas prácticas y metodologías funcionan mejor que otras.

Los cuatro puntos en los que coincidieron la mayoría de los encuestados:

1. Para el total de los entrevistados establecer una rutina durante el día es fundamental, aunque algunos expresaron que, por el hecho de tener una agenda menos flexible por la monotonía del confinamiento, han presentado mayor ansiedad.
2. Varios señalaron que uno de los mayores problemas era equilibrar la vida personal con la laboral, para esto, implementaron rutinas donde definían horarios para cada actividad, sin embargo, perciben la carga de trabajo es mayor y las jornadas diarias se hacen más largas, dejando de atender actividades personales cotidianas.
3. El establecimiento de to-do o checklist para metas diarias y semanales fue una de las alternativas más funcionales que identificaron, para la organización del tiempo y completar tareas en el tiempo programado.
4. En la misma línea, manifestaron que reuniones de check in (cortas y concretas) son importantes, para iniciar y establecer el ritmo de trabajo durante la semana o el día y no perder la conexión con los demás integrantes del equipo.

A partir de la experiencia, el EiP propone las siguientes estrategias para que el trabajo desde casa sea una experiencia enriquecedora y productiva.

Para el día a día:

• Check-in: espacio solidario de conexión emocional ¡somos un equipo!, revisión de tareas, cronograma de reuniones de la semana.
• Lunch break: propone una pausa a mediodía para desconectarse y ocuparse del cuidado personal.
• Check-out: es hora de cerrar la oficina y volver al “hogar”.

Fuente: captura de pantalla del calendario Outlook.

• Break entre reuniones: se programas reuniones de 50 minutos, para luego tener un espacio de 10 minutos antes de conectarse a la siguiente reunión.
• Trello: un organizador virtual de tareas que ayude a coordinar las actividades del equipo, sin necesidad de citar reuniones. Su revisión periódica facilita que todos estén “en la misma página”.
• Sharedrive: todos los documentos que son resultado de la gestión y actividades del equipo pueden ser consultados permanentemente en una carpeta compartida. Esta fue una estrategia clave que facilitó la transición al trabajo remoto.
• Office 360: plataforma tecnológica ofrecida por la entidad para hacer llamadas, enviar correos, sincronizar calendarios y trabajar documentos en línea.

Actividades operativas y estratégicas:

• Utilizar lista de asistencia virtual en cada reunión usando formatos interactivos de Excel.
• Anticipar una semana la revisión de las cuentas de cobro u otros trámites administrativos obligatorios.
• Asignar capacitaciones, seminarios, talleres de actualización y otras oportunidades de formación, a diferentes miembros del equipo para luego generar espacios de transmisión de conocimiento y aprendizaje.
• Identificar roles de facilitación para cada reunión: asistencia técnica (se ocupa de los problemas y ayuda a los participantes a conectarse a los espacios virtuales); relatoría (ayudas de memoria de las reuniones); moderador/facilitador (coordina el orden del día, las intervenciones de los participantes y hace el cierre de la reunión).

Nuestros aprendizajes

Esta configuración y reglas del juego para el trabajo remoto nos ha permitido afrontar los retos que supone la situación actual, facilitando la documentación, la gestión de conocimiento y la co-creación de nuevas estrategias para trabajar en línea y cumplir con la misión institucional del equipo.

Los aprendizajes han sido múltiples y de diferente naturaleza, es así como desde el sector público, creemos que es más recurrente encontrarnos con los siguientes retos:

• Las herramientas tecnológicas disponibles para la facilitación de espacios virtuales son útiles y necesarias (software, aplicaciones, páginas web, etc.); sin embargo, no todas son de acceso o dominio de nuestros interlocutores, puesto que algunas están en inglés y otras tienen funcionalidade
• s que solo pueden usarse pagando las versiones avanzadas.
• No todas las conexiones a Internet tienen la misma capacidad y por lo tanto, pueden verse limitadas las posibilidades de compartir pantalla, usar la cámara o tener reuniones prolongadas en horas de alto tráfico de datos.
• Las habilidades de comunicación informal de los facilitadores son esenciales para mantener a las contrapartes interesadas y vinculadas a los procesos que se adelantan. No bastan los correos de seguimiento, en ocasiones una llamada o mensaje de texto, son mecanismos válidos para garantizar que un participante se vincule a las reuniones programadas.

Esto es solo un primer avance del #EiPDesdeCasa. La oportunidad que nos ofrece este canal es abrir un espacio de conversación para que los lectores también se animen a compartir sus experiencias de trabajo desde casa, en el marco de la nueva realidad que todos estamos afrontando en el formato que ustedes prefieran.

Equipo de Innovación Pública (EiP)
Departamento Nacional de Planeación (DNP)
Nota: este artículo fue producido por personas que prestan o prestaron sus servicios profesionales al DNP y no compromete en ningún sentido a la organización.

Texto: Angélica Villalba, María Valentina Castillejo, Héctor Bombiella / Co-creación EiP