Uso de Trello como herramienta para la gestión de tareas

Desde el momento en que se creó el Equipo de Innovación Pública (EiP) en el Departamento Nacional de Planeación (DNP), detectamos que una de las necesidades clave del equipo es lograr una gestión de tareas eficiente, clara y orientada a resultados, que permita que cada persona pueda tener claridad sobre sus responsabilidades más inmediatas y, a la vez, que el equipo pueda coordinarse para potenciarse como colectivo.

En conversaciones con integrantes de diferentes equipos en DNP y otros actores dedicados al campo de la innovación pública, encontramos que esta es una necesidad compartida. Hay equipos que han explorado diferentes herramientas y procesos para abordar el desafío de gestionar sus tareas, mientras que otros no tienen una aproximación explícita a esta temática y, con frecuencia, experimentan diversos retos relacionados con su eficiencia y coordinación.

En todos los sectores, y en especial en el sector público, la gestión de tareas va de la mano con el seguimiento y el reporte de actividades, que se reflejan en informes, reportes, matrices y otros documentos formales. Contar con una herramienta y con procesos específicos para alimentar este tipo de documentos resulta de enorme ayuda en la práctica.

En el EiP llevamos casi cuatro años experimentando iterativamente con el uso de una herramienta para apoyar la gestión de tareas en el equipo: Trello. Esta es una herramienta digital, entre muchas otras de su tipo, que permite organizar visualmente contenidos diversos y compartirlos con otras personas. Aprender a usarla es relativamente fácil, en especial porque su interfaz visual funciona de forma muy intuitiva. Además, es muy flexible. Actualmente es usada por millones de personas y empresas de todos los tipos y tamaños, en especial para apoyar la gestión de proyectos y tareas en equipo.

Trello opera con un modelo “freemium”, en el cual la versión gratuita incorpora todas las funcionalidades más importantes de la herramienta. En el EiP-DNP probamos la versión premium durante seis meses y concluimos que las funcionalidades adicionales que provee no son necesarias para sacarle un gran provecho a esta herramienta en el uso cotidiano, especialmente si se utiliza para gestionar tareas a través de un tablero único para un equipo.

En el proceso de experimentación que hemos llevado a cabo con Trello desde el EiP, así como en los diálogos con otros equipos, descubrimos que el uso efectivo de Trello va más allá de la herramienta digital. Es decir, se trata también de un esfuerzo por construir una cultura organizacional para el trabajo en equipo y de construir hábitos individuales en el mismo sentido.

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Ejemplo de Tablero de Trello

Esto resultó evidente en la primera evaluación con un formulario anónimo en línea que hicimos en el EiP sobre nuestro uso de Trello. El reporte de esa evaluación, que condujo a una nueva iteración del uso de la herramienta en el equipo, se puede descargar aquí.

Para que el uso de Trello se sostenga en el tiempo y genere valor, es fundamental que la cultura organizacional, propia del equipo, se oriente al uso efectivo de la herramienta. Esto implica:

  • Asegurar un propósito compartido: identificar colectivamente la necesidad de gestionar tareas en equipo. Para ello, es útil invitar a un ejercicio grupal de reflexión en el que se identifiquen los “dolores colectivos” relacionados con la ausencia de procesos y herramientas compartidas para gestionar tareas (ejemplos: ineficiencias, errores de comunicación, dificultades de coordinación) y los posibles beneficios de usar una única herramienta para este propósito.
  • Asegurar el liderazgo: es imprescindible que las personas que ocupan roles de liderazgo “jalonen” el uso de la herramienta mediante su ejemplo constante, usándola para la gestión de sus propias tareas y como referencia para la coordinación, seguimiento y reporte. Sin un ejemplo consistente en el tiempo por parte del liderazgo, el uso de la herramienta decae, especialmente en contextos organizacionales jerarquizados.
  • Balancear reglas fijas de uso en equipo con flexibilidad de uso individual: es necesario construir y compartir reglas en equipo para que el uso como herramienta de gestión y coordinación sea consistente. También es necesario dejar espacio para la flexibilidad en la aproximación individual a la definición de tareas, en especial motivando a que cada persona agregue sus propias tareas y las actualice según su progreso.
  • Adoptar una lógica de experimentación iterativa: evaluar periódicamente el uso de Trello y recabar evidencia sobre fortalezas y oportunidades de mejora (por ejemplo, mediante el uso de formularios anónimos en línea).

En el sentido de este último punto, desde el EiP hemos producido un documento-guía (“toolsheet”) para el uso de Trello como herramienta de gestión de tareas, con una introducción a la herramienta y recomendaciones de uso. Estas incluyen las recomendaciones generales recién mencionadas y también recomendaciones específicas para el uso cotidiano, que se derivan de los aprendizajes obtenidos en las sucesivas iteraciones de uso de Trello en el EiP, así como de las conversaciones sostenidas con integrantes de otros equipos.

Documento-guía para el uso de trello como herramienta para la gestión de tareas

Este documento-guía también se inscribe en una lógica de experimentación iterativa: es decir, desde el EiP seguiremos produciendo nuevas versiones, con el objetivo de que su diseño sea cada vez mejor para sus usuarios. Esto empieza por las personas que integran el mismo EiP, pero nuestra motivación final es que pueda ser útil y valioso para actores diversos del ecosistema de innovación pública.

Por ello, invitamos a descargar el documento, usarlo, y enviarnos retroalimentación al correo electrónico innovacionpublica@dnp.gov.co. Estaremos agradecidos por todos los comentarios, sugerencias y reportes de experiencia.

Es importante notar que la escogencia de Trello en particular como herramienta para apoyar la gestión de tareas en el EiP se debió a varias razones: su relativa simplicidad visual y uso intuitivo, que conduce a un proceso de aprendizaje relativamente corto para su uso, así como la disponibilidad multiplataforma y la amplitud de la versión gratuita. Sin embargo, existen otras herramientas disponibles que valdría la pena probar. Nos encantaría conocer sus experiencias y visiones.

Nos motiva aprender, compartir aprendizajes y, en este caso, promover la experimentación alrededor del uso de herramientas digitales para la gestión de tareas, especialmente en el campo de la innovación pública. ¿Usted también comparte este propósito? ¡Por favor contáctenos!

Equipo de Innovación Pública (EiP)
Departamento Nacional de Planeación (DNP)
Nota: este artículo fue producido por personas que prestan o prestaron sus servicios profesionales al DNP y no compromete en ningún sentido a la organización.

Texto: Javier Guillot / Co-creación EiP
Julio 2019

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Habilitamos la innovación en respuesta a retos públicos. Grupo Modernización del Estado, Departamento Nacional de Planeación (DNP), Colombia.

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